Email-Flut und wie man sie in den Griff bekommt

Konfizius hat vor rund 2500 Jahren geahnt, was uns in diesem Sommer plagen würde: "Wenn die Sprache nicht stimmt, ist das, was gesagt wird, nicht das, was gemeint ist. So kommen keine guten Werke zustande."

Heute bedeutet das: wenn der Empfänger meiner Email zurückfragen muss, worum es geht, oder wichtige Informationen fehlen, ist das kein gutes Arbeitsergebnis.
 
Wie viele Emails erhalten Sie pro Tag? Und wie viele von diesen Emails sind für Sie wichtig? 
Wie oft müssen Sie nochmals nachfragen, um die eigentlich wichtigen Informationen zu erhalten?

In der heutigen Zeit fühlen sich viele Unternehmen geplagt von der täglichen Flut an Emails die verschickt und empfangen werden. Es scheint, als würde man gar nicht richtig überlegen, für wen eine Email wirklich wichtig ist. Schnell ist mal die ganze Abteilung einkopiert. 
Manchmal wäre es auch einfacher, schlicht zum Telefonhörer zu greifen und die Frage an den Kollegen direkt zu stellen. So können zudem Missverständnisse umgangen werden. 

Einfachen Regeln können dabei helfen, die Flut an Emails zu minimieren. Analysieren Sie ihr eigenes Verhalten und stellen Sie sich von Fall zu Fall folgende Fragen: Ist das Email wirklich das richtige Medium? Hilft dem Empfänger die Betreffzeile weiter? Müssen so viele Personen einkopiert werden? Ist diese Email grundsätzlich nötig? Reicht es nicht, die Emails 3x am Tag zu prüfen?

Floskeln, die man früher in der schriftlichen Korrespondenz eingesetzt hat, sind heute auch in der Mail-Korrespondenz zu eliminieren:
- 'Wir sehen Ihrer geschätzten Antwort mit Freude entgegen' lautet heute 'Wir freuen uns auf Ihre Antwort'
- 'Wir beraten Sie kompetent, professionell und engagiert' sind Aussagen, die sind für den Empfänger selbstverständlich und müssen nicht explizit erwähnt werden. Eigenlob stinkt.
- '....und verbleiben mit freundlichen Grüssen' zieht eher die Frage nach sich, wo denn der Schreiber verblieben ist? Die einfachen freundlichen Grüsse am Ende einer Email reichen vollkommen aus.  

Und wenn Sie diese Tipps berücksichtigen, tragen Sie wesentlich dazu bei, dass der Empfänger Ihre Emails gerne liest und wenig Rückfragen hat:
- Klare und eindeutige Betreffe
- Nach den ersten zwei Sätzen weiss man, worum es geht
- Keine Floskeln und Phrasen
- Schnell auf den Punkt gebracht
- Empfängerorientiert schreiben
- Die Email ist leserfreundlich gestaltet und fehlerfrei geschrieben

Wenn Ihnen Ihr Posteingang nun immer noch schlaflose Nächte bereitet, dann engagieren Sie ganz einfach eine virtuelle Assistenz, die Ihnen die eingegangenen Mails nach Kriterien sortiert und den Spreu vom Weizen trennt. Eine ganz einfache, kostengünstige und flexible Lösung. Mehr Informationen unter www.professional-assistance.ch